Timeboxing: коли на все вистачає часу

131


Фото: serezniy/Rusmediabank.ru
Чи траплялося так, що за робочий час ви встигли вдвічі менше того, що планували? А було так, що зненавиджена прибирання замість півтора розтягнулася на три години?

Метод тайм-менеджменту Timeboxing — розкладання справ за тимчасовим «коробочках» — допомагає уникнути будь-яких крайнощів, а також ефективно справляється з прокрастинацією і перфекціонізмом.

Всьому свій час

У чому полягає суть цього методу? Замість того, щоб складати традиційний to-do-list, тобто перелік справ, які вам хотілося б встигнути за день, ви виділяєте на кожну справу по певному відрізку часу, то є розкладаєте свої справи з тимчасовим відрізкам. Ви також не забуваєте передбачати заняття-заохочення, щоб список справ не виглядав гнітюче напруженим.

Здавалося б, яка різниця, адже і там, і там є список справ, з якими потрібно впоратися? І що дає така «роздача», крім вкрай приблизних підрахунків?

Переваги Timeboxing

Розумне планування. Знаєте, що вбиває бажання планувати свій час? Те, що в пориві планування ми часто робимо свої списки нездійсненними. Ми вписуємо то і це без всяких підрахунків того, скільки реально часу потрібно на цю гору справ. При цьому ми щиро сподіваємося, що саме існування списку якимось чином забезпечить виконання справ. Потім ми, звичайно, розчаровуємося, адже справ багато, а час обмежений. Щоб уникнути таких розчарувань і демотивації у плануванні, користуйтеся Timeboxing. Розклавши справи по «коробочок», ви побачите, що день конечним і в нього може вміститися тільки дуже обмежена кількість справ.

Ніякого зволікання! Зволікання є великою проблемою, проте не для тих, хто використовує метод Timeboxing. Якщо у вас є «розписаний план, коли і якою справою ви займаєтеся, ви не можете замість важливої справи раптом зайнятися несуттєвими дрібними питаннями. Просто тому, що для останніх у вас виділений свій шматок часу в кінці дня, коли ви вже подустанете. Так що вам не залишиться нічого іншого, окрім як займатися важливим завданням.

В темпі! Будь-яку справу, якщо не передбачити для нього тимчасового інтервалу, може розтягнутися на набагато більш тривалий термін. Якщо у вас є написання реферату п’ять годин, значить, ви будете писати його п’ять годин. Якщо до приходу гостей залишилося три години, отже, саме три години ви будете бігати по квартирі з ганчіркою і відром – десь мити і щось підтирати. Щоб справа не розтягувалося, краще передбачити для нього відрізок часу, достатній, щоб воно було виконане в інтенсивному темпі. Згадайте, як швидко ви робите прибирання, якщо гості вже «на порозі» (зателефонували за півгодини до приходу). Згадайте, скільки ви пишете статтю розміром в три тисячі знаків, якщо не відволікаєтеся кожні чверть години на перевірку електронної пошти. Скільки часу ви дасте завданням, за стільки воно і буде виконано. В крайньому випадку додасте 5-10 хвилин, якщо до фінішу залишиться всього-нічого.

Закон Парето у справі. Згідно загальновідомого Закону Парето, 20% часу можна зробити 80% роботи. Решту 80% тимчасового ресурсу йдуть на несуттєві дрібниці, які не тільки не мають ніякого значення, але й навряд чи комусь цікаві, крім вас. Так ось Timeboxing дозволяє не зосереджуватися на дрібницях, адже у вас на них просто не передбачено часу.

Забуваємо про перфекціонізм. Timeboxing допомагає успішно боротися з перфекціонізмом. У вас більше немає «нескінченності» на доведення до ідеалу звіту, статті, реферату або святкового каталогу товарів. Впевнені, ви відчуєте полегшення, коли перестанете в п’ятий раз задаватися питанням — «зробити тут рамочку або ні», «перенести рекламний блок на наступну сторінку або залишити на колишньому», «вписати в статтю думку ще одного експерта чи достатньо вже представлених» і т. д.

Нелюбимі справи: вода камінь точить. «Тимчасові коробочки» дозволяють легше і швидше справлятися з нелюбимими і складними справами, які, як відомо, позбавляють радості буття і змушують нас страждати «на порожньому місці». Коли справу потрібно виконати від початку і до кінця і невідомо, скільки воно займе часу (наприклад, навести порядок в гаражі, перелопатити всі особисті справи співробітників, вивчити неправильні дієслова англійської мови), просто опускаються руки. Інша справа, коли ви відводите справі конкретний проміжок часу, а відразу після нього передбачаєте заняття-винагорода. Наприклад, повчили годину неправильні дієслова, а потім півгодини подивилися «Менталіст» або шанували новий захоплюючий детектив Дена Брауна. Ось побачите – справа відразу зрушиться з мертвої точки. Також застосування методу дозволить вам краще зрозуміти, скільки часу потрібно на те чи інше діло. Може статися так, що доведеться напружуватися не так довго, як здавалося, особливо якщо швидко включитися в роботу і працювати в темпі.

Мотивація на піку! Кращий спосіб посилити свою мотивацію до справи – це побачити результати. Завдяки тому, що ви займаєтеся важливими справами, а не дурницями і прокрастинацією, справа буде рухатися, а ви – все більше воодушевляться. Те ж саме і з іншими справами: чим більше хорошої літератури ви читаєте, тим більше вам хочеться прочитати, чим чистіше в вашій квартирі, тим більше хочеться зберегти цю чистоту.

Встигаємо ВСЕ! Дуже багато людей скаржаться на те, що у них немає часу на улюблені заняття – наприклад, надихаюче хобі, яке дозволяє відновити запас енергії, реалізувати свої таланти, отримати суспільне визнання, приємно провести час. А всього-то й потрібно, що вписати заняття в розклад. Припустимо, у вас увечері залишається три години вільного часу. Візьміть і розпишіть їх так, щоб при будь-якому розкладі вистачило час на хобі. Наприклад, поки діти не сплять, ви займаєтеся дітьми і домашніми справами. Як тільки поклали діточок спати, позаймайтеся хобі (хоча б 30-40 хвилин), потім гігієнічні процедури — і відразу спати. Звичайно, при такому розкладі вам не вдасться «потупити» перед телевізором. Але ви ж не цього хотіли, коли шукали способи підвищити особисту ефективність. Від марних занять доведеться позбутися заради можливості займатися справою для душі.

Дихаємо на повні груди. Застосування Timeboxing – це можливість жити гармонійним життям. Ми вже наводили приклад із хобі, але це ще не все. За допомогою даного методу можна знайти час для абсолютно будь-якого заняття – хобі, вивчення іноземної мови, читання книг дітям, гімнастики і т. д. Весь фокус у тому, що ви відводите справі хоча б трохи часу. Навіть крихітні відрізки часу, які здаються вам жалюгідними, можуть внести більший внесок у насолода життям і позбавлення від почуття вина. Так, 10 хвилин читання дітям перед сном – це небагато, але краще, ніж нічого. Вивчити п’ять іноземних слів в день – це замало, але, знову ж таки, краще, ніж нічого! За чверть години можна встигнути трохи, але ключове слово тут «встигнути», а не «мало» — подивитися пів серії улюбленого серіалу, прочитати главу книги, зібрати речі «по верхах», вимити полгоры тарілок, зробити маску для обличчя, полежати догори ногами для поліпшення кровообігу, зробити гімнастику для профілактики остеохондрозу та тунельного синдрому і багато іншого.

Народна мудрість радить не класти всі яйця в одну корзину. З цим не посперечаєшся – краще розкласти їх по коробочках і жити гармонійно. Встигайте і будьте щасливі!